大自然拓展训练-在线读书-《知识管理系列培训教程》-组织管理

□ 组织调查方法

　　调查掌握企业组织现状的方法，比较实用的有以下几种。
　　（一）系统地收集现成的资料。系统地反映企业组织机构现行状况的资料，主要有：
　　1、职位说明书。它包含企业各种管理职位的名称、职能性质、各项职权和责任、薪金级别以及该职位同其他有关职位的关系等。
　　2、组织系统图。用图形来描述企业的各个管理层次、部门或企业某一部门的管理职位，以及它们之间的相互关系。一般都用金字塔式的系统图。每一管理部门或管理职位用一个长方形（或图形）来表示。在长方形格子中填写部门或职位的名称、人员姓名、级别。格子之间用实线联结的一般表示直线领导关系，用虚线联结的表示职能与参谋的关系。有时也可用不同颜色来显示不同的职能系统及其相互关系。
　　3、组织手册。通常是职位说明书与组织系统图的综合。职位说明书侧重说明每一职位拥有的职责和权力，而组织系统图则侧重说明各个职位之间的相互关系（垂直的和水平的），并概要地表明企业组织结构的全貌。把这两者结合起来，能较好地反映组织机构的现状。有的组织手册还包含对本企业经营目标、经营方针以及企业共同价值观的说明。
　　4、管理业务流程图。这是用图解方法来表示某一管理子系统的业务工作流程，例如，物资供应管理流程、劳动工资管理流程、设备管理流程、生产管理流程等。它的内容一般包含：
　　（1）程序。即某一项业务从开始发生到最后结束所须的标准化程序；
　　（2）岗位。即根据程序及分工协作的要求，设置若干岗位，并确定它们之间的联系关系；
　　（3）信息传递。即岗位之间信息传递的载体形式（申请单、说明书、明细表、计划表、原始凭证等）、手续、传递路线等；
　　（4）岗位责任制。各岗位的责任、权限及工作要求等。
　　5、管理工作标准。各管理部门、职位的工作内容及其应达到的工作标准。通常还包含具体的考核条件（时间要求、质量要求、协作配合要求等）及考核计算公式和方法等。我国企业通常把这项工作标准，归属企业标准之内。了解这项资料，可以从企业标准中查阅。
　　6、管理工作的定员和人员配备。各科室、岗位的定员数，以及实际的人员配备情况，包含实际的人员数、性别、年龄、文化程度、工作年限、业务水平考核记录等。
　　7、部门、科室人员的考核和奖惩制度。
　　（二）组织问卷调查。问卷调查方法属于抽样调查，一般是总人数的5-20%。组织问卷的主要对象是科室管理干部，原则上每个科室有1-2人参加填写问卷。问卷不记姓名，但要注明填表人所在单位、植物、性别、年龄、文化程度等，以便分析。中层以上领导可不参加问卷调查。问卷调查方法通过用较短时间和比较科学的方法，了解广大科室管理干部对企业组织机构的现状、问题和意见以及管理人员的思想状况，只要条件允许，应当尽可能地进行。问卷的内容不是千篇一律的，要根据企业的具体情况及组织咨询的目标而定。组织问卷的实例见文件图表》组织问卷调查表。
　　（三）个别面谈与小型座谈会。通过问卷调查，可以获得比较系统的“活”情况，即在组织机构图及规章制度等文字资料中，发现不了的实际情况和问题，而且这些情况可以作定量的统计分析。但是，这种“活”情况，往往还停留在表面的现象，关于造成这种现象的原因和因素，这些现象之间的内在联系和问题的主次关系，光靠问卷调查难以回答，这时还需进一步的面谈（个别人之间的和小型会议的），作进一步的定性调查。这种调查方法相对的讲，更适用于向厂长领导、各科室领导和经验丰富的骨干管理人员作调查。它们由于所出的工作岗位，观察问题比较全面，或者负责某一科室的具体管理业务，遇到的矛盾较多，对该问题的感受较深；或者由于具有较长时间的工作经验，能较好地提出解决问题的建议和线索。因此，这类人员面谈所了解的情况，对组织咨询往往有很大的帮助。进行面谈，应事先拟好座谈提纲，发给调查对象，做好准备。
　　谈话提纲的内容大致可以是：
　　1、请介绍一下本厂（或本部门）组织机构和人员配备的现状，这几年来的演变情况。
　　2、您认为本厂（或本部门）组织机构的设置和运行存在的主要问题是那些？造成这些问题的原因是什么？
　　3、您认为应当怎样来改进企业的和本部门的组织机构？在改革的方法和步骤方面，应当注意一些什么问题？

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